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云端EIP - 
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云端运算Cloud computing 提升企业运作效率!

58995091.jpg  「云端运算」已经不是一个名词,而是一个思维,也是一个目前企业界最夯的模式。由Google 提出,袭卷全球的云端运算( Cloud computing )。云端运算是一种运算的概念,就像是浏览器上的搜寻功能,或是e-mail ,只要输入简单的关键字或者登入个人的资料,即可以透过伺服器的连结,在短短几秒内画面上就会出现想得到的资讯。云端运算本质上就像是把自己的本机电脑接上超级电脑一般,藉由超级电脑的分散式运算能力帮你做运算处理,再将运算后的结果传送到个人的电脑上,让运算的过程在我们看不见的网路上进行,就像是云一样,得到只有画面上出现的结果。

云端运算在企业的应用

  云端运算大致而言,可以区分为公共云端( Public Cloud ) 和企业云端( Enterprise Cloud ) 两大类。例如Google 这类网站业者多半在开放的公共云端中进行运算;但企业顾及云端运算安全性问题,则打造企业内运作的封闭小云端。企业管理上云端,是新一代的概念;公司内部的营运流程,关系着企业发展的重大关键,完整及顺畅的管理流程如果由人来进行管理,可能会是造成计划失败的主要原因,因此借重完整的管理工具,就显得相对重要,透过工具的辅助可以帮助企业内部管理计划的落实。每位员工只要做到每天该做的工作,确实的执行工作及完成行程,集合众人的力量及辅助的系统,便能把整个企业架构建立起来。

  • 老板及公司高层:可在云端掌握整个公司的营运状况,再配合系统工具分析产生公司内部决策,准确且快速的下达内部的营运决策。
  • 中阶及部门主管:可透过云端运算,规划部门的目标及部门的运作流程,即时掌握部门员工的行程及工作内容,给予部门基层员工意见及工作评价。
  • 基层作业人员:更可以从云端得到想要的资讯,企业内部的公告发布、公司内部的资源分享、员工的blog 讨论区、HR 人力资源管理、行事历管理、个人To Do 工作管理等...云端运算是实现网路仓储的时代,让企业的内部资源能够储存于网路中,透过部门、群组及权限的控管,让需要资讯且拥有权限的员工,能够从云端的网路仓储中得到需要的资讯。

企业实施云端运算的效益

  1. 云端运算Cloud Computing 可以协助管理者搜集企业内部员工的工作数据,透过系统自动运算出营运指标,进而「提高企业内部营运效率」。
  2. 云端运算Cloud Computing 可以协助基层员工,搜索查询想要的资讯,资源完全分享,避免重工作业,浪费企业资源,进而「降低企业内部人工成本」。
  3. 云端运算Cloud Computing 可作为企业内部平行沟通的最佳桥梁,讯息互相沟通、即时且完整记录,可以提升内部平行沟通能力,增加企业内部人员的向心力,凝聚企业内部营运能量,进而「创造强大的营运团队」。

 云端时代,EIP办公利器

企业入口网站提供E化竞核心竞争力

ad_0024.jpg  EIP(Enterprise Information Portal)是近年来企业e化的热门话题,它提供了企业单一入口的资讯整合、搜寻以及有价知识的管理,从整体来看它突破了传统的工作管理思维,实现真正协同运作建立了一个物超所值的效率进化平台,现在企业在面对市场的时候,速度决定一切,所以在未来EIP将逐渐成为企业与用户沟通的主要界面,企业应该把EIP视为其充分利用该企业的资讯资产,以吸引新客户和提供企业竞核心竞争力的工具。

EIP是管理系统

  虽然EIP常被称为「协同办公系统」或是「OA办公室自动化」系统,其实,EIP系统就是「管理系统」。它是一套给各阶层用来管理自我工作的工具。所管理的范围应包含了人、事、时、地、物各个面向,在一套标准的EIP系统中应该可以在企业中提供给不同的人掌控他们所需获得的资讯,以下针对一般企业中不同角色所迫切希望得的资讯简单说明之:

对决策者而言:
  身为决策者又该怎么管理这些无形的资讯呢?看不到,碰不着,无法确实掌握住公司的这些资讯,在管理上、下决策及日常判断时将不能做最正确的决定。再加上员工流动如此快速,如何留住员工脑袋而不是留住员工?又身处于多工化的竞争时代,办事处与分公司不断地成立,主管您又该如何同时管理多个办公室与两岸三地的各地员工呢?解决的方式很容易,唯有立即将您的企业e 化!!

对专案经理而言:
  如果专案管理的工作分派,不再只是纸上作业,而是真的能随时分派出去,即时汇总,即时通知,如果专案管理的甘特图能随着每一个成员回报的状况而即时更新,而不是单纯只印一张没用的表格出来,不是更能有效率的完成企业内所有的专案,并在各相关负责人发挥协同运作精神。专案管理的重点在于一开始专案订定的目标是否明确,如何将专案依照分工的精神妥善的分配为不同人进行,一个专案执行成效的好坏在于是否有针对各对进度进行追踪查核,不同的专案负责人也必须定期的将所进行的工作进度进行回报工作,最终将每个已进行过的专案随时可以查询检讨。

EIP专案管理

对部门主管而言:
  如果全公司成员的工作时程都能够公开且随时给所需要的人查询,那该有多方便?而如果每个员工的工作内容也能够随时在网路上更新,由系统自动汇整出每日的工作日志,那该多好?资讯的透明化将有助公司竞争力的提升。

对总务单位而言:
  资源及设备的管理对总务单位而言是一件很头痛的事,因为目前在公司中包含了资讯设备(电脑、投影机…等等)、场地(会议室)及书藉借阅等事项皆需透过员工之间相互的沟通协调,让每项资源都能作最有效的运用也就是节省成本的最佳管道。

对人资部门的助益:
  人资部门的重点工作在于改善员工与公司之间关系并为每个员工创造一个舒适的工作环境,当员工一旦在工作环境上获得了满足工作的生产力自然就会提高,接着对公司的向心力也自然而然的就会提升了,所以人资部门在员工生日的时候是否能够感受到公司对他的重视、会适时给予员工贴心的问候小语、公司的所有公告及人事命令可以很快速的通告给全公司的人员知道,让公司和员工之间的讯息是没有落差的。

对公司的业务人员又能提供那些助益呢?

  业务是会替公司带来绩效的重要角色,所以业务人员希望可以将日常很繁杂的工作进行系统化整理可以很清楚的知道日、周、月的行程及待办事项不会有所遗漏,透过工作的回报也可以方便主管可以在第一时间掌握业务的工作进度,除了行程及工作的进行之外,业务人员关心的是自己目前到底手头上有多少的有效客户数,在这有效的客户数中在短、中、长期又各能带来多少的绩效收入,这是业务所希望要得到的资讯。

  现在一般企业的工作方式是当要传送或分享一份文件时,会先用类似微软的Word 等软体来编辑,再列印出来或用电子邮件分享给其它人。若是要传送或分享的是一份图档时,会用数位相机或是扫瞄器来将影像做输入电脑的动作,最后也是用列印或电子邮件分享的方式给它人。

  但公司资讯的分享呢?例如专案的进度与管理?公司每个成员的行程?待交办事项进度?重要文件如何备份与分享?只要是还没「企业e 化」前,就会看到仍是人手一本小记事本,各写各的,就算用到了PDA 或Palm,也是各人管各人的,资讯无法流通,当然无法协同作业,造成了许多工作上作业时间的浪费与执行了许多错误的决策。

EIP建置要成功的重要关键

  1. 老板或高阶主管支持
  2. 请厂商到现场介绍,以了解产品介面成熟度。(或开放上网测试亦可)
  3. 决定采购人数与采购的EIP厂商
  4. 准备网址、IP、机器等设备
  5. 系统安装完毕
  6. 准备汇入帐号资料
  7. 使用者教育训练(建议高阶主管全程到场以示决心)
  8. 选择先上线的模组,并开始导入
  9. 确认后续与厂商的联络服务窗口
  10. 开始上线,正式上线完成

EIP之所以逐渐让许多企业开始重视它的原因,在于e化后的企业作业环境目前仍处于庞大资讯难以有效整合的窘境,以致于许多应用系统在陆续导入后始终处在各自为营的局面,在无法相互一致化整合的情况下,让企业内的IT工作者难以有效掌握所有系统的运作状态,针对用户端的知识工作者来说,则是没有一套标准化的操作管理程序,所有分散在企业网路中的各类有价资讯,皆必须自行手动来一一完成整理,从整个过程中将不难发现知识管理上的问题,以及使用者经验传承上的问题日趋严重,这也就是为何许多企业始终无法真正有效提升企业整体营运生产力的主要原因之一。

正航EIP提供企业e管理

专案管理

  专案管理(Project Management)在于达成企业专案目标,从营运方面「销售前活动、销售中行为、售后服务…等」依各产业的不同,皆有不同的专案启动,而专案的确实执行、快速的回报、完整的结案也是企业执行专案管理的最终目标;良好的专案管理若能经由具有经验的专案经理再配合良好的专案管理系统工具(Project Management System),则能将专案管理标准化,达到经验分享,节省专案时程及降低专案成本效果。

  要确实完成专案,订定专案目标绝对是最重要的第一步。此专案目标必须控管「成本与品质」两大重点,亦即在设定专案目标是能够为企业带来效益、降低作业成本。专案成立必须完整的记录专案计划名称、专案时程、专案经理人、专案工作人员、专案工作内容、各工作完工时间及未来追踪跟进的完整资讯。

  确立目标规划后要将计划的内容付诸行动「专案启动」,亦即将专案计划转化为专案工作并且发布出去;此时专案管理系统(Project Management System)就显得相当重要,PM系统必须具有以下元素:

随时掌握专案进度

  良好的PM管理系统要能架构在web上且具有即时性特色,专案经理能随时随地掌握专案进度,并快速调度专案作业状况。

自动化专案工作分派

  系统能自动将专案转发为各工作并转发给各工作负责人员,无须再人工作业转发。减少人工作业的loading及降低错误率,透过系统的整合通知能够提高作业效率,确实提高专案的完成率,「一对多的工作交办,多对一的完工回报」,并搭配无线上网行动电话及笔记型电脑,能够随时随地的进行专案作业记录,专案经理能够快速掌握专案进度。

企业e管理实施步骤

专案甘特图追踪

  专案经理在总览所有专案工作时,透过《专案甘特图》能用图形化的介面检视全部的工作,并且能直接展开工作内容,针对想看的工作回报,或是负责人员的工作回报,同时可以直接改变工作完工时间,随时调整专案工作时间排程。

eip工作提醒

个人工作中心

  当专案发布工作给执行人员,所有的执行人员会获得通知并且透过PM系统展开个人的工作,每位员工可以在《个人工作中心》检视自己负责的工作项目,可以即时检视负责工作是否「开工、进行中、完工」等状态,并对工作进度的回报详实记录,追踪历史轨迹、同时亦可以将专案的工作经验分享给其他指定的同仁,并可交叉追踪因为专案产生的工作、行程、会议记录,皆可以图形的方式进行浏灠。

专案经验分享

  专案管理是企业内部经验传承的重要来源,做好专案管理能够在每一次的专案过程,找到案件进行过程的值得保留并分享的作业模式,同时也可以针对待改善的流程进行作业调整,因此专案管理不仅只是详实记录,更重要的是要把已经记录的专案内流程,经由统计、分析而获得让企业更进步的专案模式。

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